Allt större del av våra arbetsdagar går åt till att svara på mejl och telefonsamtal, vilket tar fokus från det vi egentligen borde ägna oss åt. Hur kan vi lära oss att få bättre koll på vår arbetssituation?

Eva Jansén är organisations- och personutvecklare på Oglio utveckling.

- Problematiken är att du blir ofokuserad när du hoppar mellan saker. Du ställer om dig från en sak till en annan och håller du på med en tillräckligt avancerad uppgift tar det 5-7 minuter innan du hittar tillbaka till den, säger hon.

Får du fyra mejl i timmen så går 20 minuter per timme åt till att åter att fokusera på huvuduppgiften. Det innebär att en och en halv dag per vecka försvinner till ställtid.

- Det är ett stort problem, för vi är väldigt serviceinriktade. Vi tror att vi ska svara med en gång, när det gäller telefon och mejl. En del jag pratar med säger att de har 30 sekunders svarstid - då måste man bevaka mejlen hela tiden.

TIPS: SÅ FÅR DU KONTROLL ÖVER DIN ARBETSSITUATION

• Får du gruppmejl - gör bedömningen; är det här något jag bör lägga mig i? Om inte, svara inte på mejlet.

• Skickar du gruppmejl - gör bedömningen; vem berörs av detta? Skicka endast till dessa.

• Se dessa konversationer som en arbetsuppgift. Du ska inte gå in och titta hela tiden, utan beta av mejlen 1-2 gånger om dagen.

• Var tydlig utåt med hur du själv vill ha det. Internt kan man gå ut i och tala om att man svarar inom 24 timmar. Är det brådskande så ringer man.

• Ett av de bästa sätten att inte störas i det man håller på med är att ta bort popupprutor kopplade till mejl och andra kommunikationsvägar.

• Stäng av telefonen när du ska fokusera på en uppgift.